Privacyverklaring Recruitment
Laatst bijgewerkt: [10-8-2026]
Bij ULC vinden we het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met je persoonsgegevens wanneer je onze werken-bij-website bezoekt, interesse toont in een baan bij ULC, bij ons solliciteert of door ons wordt benaderd voor een functie. In deze verklaring beschrijven we hoe we dit doen en borgen,
1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
ULC is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Heb je vragen over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan of wil je gebruikmaken van je privacyrechten? Neem dan contact met ons op via:
E-mail:
personeelszaken@ulc.nl
Post:
ULC Installatietechniek & Technisch Beheer
Postbus 2405
3500 GK Utrecht
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Welke gegevens we verwerken, hangt af van jouw contact met ULC.
Wanneer je onze werken-bij-website bezoekt
We kunnen technische gegevens verwerken die nodig zijn om de website goed en veilig te laten werken. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om:
• IP-adres;
• informatie over je browser en apparaat;
• technische gegevens over je bezoek aan de website;
• de pagina's die je bezoekt;
• informatie over de werking en beveiliging van de website.
Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken verwijzen we naar ons Cookiebeleid.
Wanneer je contact met ons opneemt
Wanneer je contact met ons opneemt over werken bij ULC, verwerken we de gegevens die je ons verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je:
• een contactformulier op onze werken-bij-website invult;
• via een online advertentie een contactformulier invult;
• je gegevens achterlaat tijdens een evenement, bijvoorbeeld een carrièrebeurs of andere recruitmentactiviteit;
• ons rechtstreeks een bericht of e-mail stuurt.
De gegevens die we verwerken kunnen bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer, werkervaring of andere informatie die je met ons deelt en de inhoud van je bericht zijn.
We gebruiken deze gegevens om contact met je op te nemen en je informatie te geven over werken bij ULC of over passende vacatures.
Wanneer je bij ULC solliciteert
Voor de beoordeling van je sollicitatie kunnen we onder meer verwerken:
• je naam en contactgegevens;
• je cv en motivatiebrief;
• informatie over je opleiding en werkervaring;
• informatie die je tijdens gesprekken met ons verstrekt;
• informatie over je beschikbaarheid;
• informatie die relevant is voor de functie waarop je solliciteert;
• eventuele referenties die je opgeeft;
• de resultaten van een assessment of andere test, als een dergelijke test onderdeel is van de betreffende sollicitatieprocedure.
We verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het recruitmentproces.
We vragen je daarom om geen gegevens in je sollicitatie op te nemen die niet relevant zijn voor je sollicitatie.
3. Waar ontvangen we je persoonsgegevens vandaan?
De meeste persoonsgegevens ontvangen we rechtstreeks van jou. Bijvoorbeeld wanneer je:
• bij ons solliciteert;
• een contactformulier op onze werken-bij-website invult;
• via een online vacature of advertentie je gegevens achterlaat;
• je gegevens met ons deelt tijdens een evenement;
• contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of een ander communicatiekanaal.
In sommige gevallen kunnen we persoonsgegevens van andere bronnen ontvangen.
Openbare professionele bronnen
Wanneer dit relevant is voor de functie, kunnen we openbare professionele informatie over je bekijken, bijvoorbeeld op LinkedIn of op de website van je huidige of vorige werkgever.
We gebruiken deze informatie alleen wanneer dit noodzakelijk is voor het recruitmentproces.
Wanneer we je actief benaderen op basis van informatie uit een openbare professionele bron, informeren we je over de manier waarop we je persoonsgegevens hebben verkregen.
Referenties
Wanneer je ons een referentie opgeeft, kunnen we contact opnemen met deze persoon om informatie over jouw geschiktheid voor de functie te verkrijgen.
We gebruiken deze informatie uitsluitend voor het recruitmentproces.
Externe recruitmentpartners
Wanneer we voor een vacature samenwerken met een externe partij, zoals een recruitmentbureau, kunnen we persoonsgegevens via deze partij ontvangen. De betreffende partij moet je persoonsgegevens rechtmatig met ons delen.
4. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?
We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Beoordelen van je sollicitatie
We gebruiken je persoonsgegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert en om beslissingen te nemen over het verdere verloop van de sollicitatieprocedure.
Contact over je sollicitatie
We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te nemen over je sollicitatie, bijvoorbeeld om een gesprek in te plannen of aanvullende informatie te vragen.
Actief benaderen van kandidaten
Wanneer we denken dat je professionele profiel aansluit bij een vacature, kunnen we contact met je opnemen over een passende functie.
Toekomstige vacatures
Wanneer je toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren, kunnen we je gegevens gebruiken om je te benaderen voor toekomstige vacatures die aansluiten bij je profiel.
Verbeteren en beveiligen van onze werken-bij-website
We verwerken technische gegevens om onze werken-bij-website te laten functioneren, te beveiligen en waar nodig te verbeteren.
Nakomen van wettelijke verplichtingen
In bepaalde situaties zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken of te bewaren. We verwerken je gegevens dan voor zover dit noodzakelijk is om aan die verplichting te voldoen.
Vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten
Wanneer dit noodzakelijk is, kunnen we persoonsgegevens verwerken voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten, bijvoorbeeld bij een juridische procedure.
5. Op welke grondslag verwerken we je persoonsgegevens?
We verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Gerechtvaardigd belang
We hebben een gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldig recruitmentproces en het vinden en selecteren van geschikte medewerkers. We verwerken daarbij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en maken een afweging tussen ons belang en jouw privacybelang.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen we je toestemming. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer we je gegevens na afloop van een sollicitatieprocedure langer willen bewaren voor toekomstige vacatures. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.
Wettelijke verplichting
In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken of te bewaren.
6. Met wie delen we je persoonsgegevens?
We delen je persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring staan beschreven.
Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:
• medewerkers van ULC die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure;
• externe recruitment- en selectiebureaus die ons ondersteunen bij de werving;
• leveranciers van onze werken-bij-website en het kandidaatvolgsysteem;
• leveranciers die ons ondersteunen bij assessments of andere onderdelen van het recruitmentproces, wanneer dit van toepassing is;
• overheidsinstanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke verplichting ons verplicht om gegevens aan een bevoegde instantie te verstrekken.
Met partijen die namens ULC persoonsgegevens verwerken, maken we afspraken over de bescherming van je persoonsgegevens wanneer dit volgens de AVG vereist is.
We verkopen je persoonsgegevens niet.
7. Worden je persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?
We proberen persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor een passende wettelijke waarborg geldt, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Daarnaast nemen we passende maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen.
8. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we deze hebben verzameld.
Sollicitatiegegevens
Wanneer je niet wordt aangenomen, bewaren we je sollicitatiegegevens na afloop van de sollicitatieprocedure maximaal 1 jaar.
Na deze periode verwijderen we je gegevens. Wil je dat we je gegevens ook daarna bewaren voor toekomstige vacatures? Dan vragen we je opnieuw om toestemming.
Gegevens van kandidaten die in dienst komen
Wanneer je bij ULC in dienst treedt, worden de gegevens die noodzakelijk zijn voor je dienstverband opgenomen in je personeelsdossier. Voor de verwerking en bewaartermijnen van deze gegevens geldt het privacybeleid voor medewerkers.
Gegevens van personen die als referentie zijn opgegeven
Gegevens van een referentie bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het recruitmentproces en in ieder geval niet langer dan de gegevens van de kandidaat waarvoor de referentie is gegeven, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.
Gegevens van websitebezoekers
Technische gegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Voor cookies gelden de bewaartermijnen die in ons Cookiebeleid zijn opgenomen.
9. Welke rechten heb je?
Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je kunt ons onder bepaalde voorwaarden vragen om:
• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te corrigeren;
• je persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
• je persoonsgegevens over te dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Je rechten zijn niet in alle situaties absoluut. In sommige gevallen mogen of moeten we je persoonsgegevens blijven verwerken, bijvoorbeeld wanneer we daarvoor een wettelijke verplichting hebben.
Wil je gebruikmaken van je rechten? Neem dan contact met ons op via personeelszaken@ulc.nl. We kunnen je vragen om voldoende informatie te verstrekken om je identiteit vast te stellen.
We reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn op je verzoek.
10. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?
ULC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Alleen personen die je persoonsgegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang tot deze gegevens.
11. Heb je een klacht?
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via personeelszaken@ulc.nl.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie over je privacyrechten en het indienen van een klacht vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, ons recruitmentproces of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest recente versie vind je op onze werken-bij-website. Bovenaan deze privacyverklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
Laatst bijgewerkt: 10-8-2026
